Als onderdeel van haar totale collectie, welke is opgenomen in het Historisch Museum Vriezenveen, beheert door de Vereniging Oud Vriezenveen, een documentatiecentrum. In het documentatiecentrum zijn opgenomen alleen schriftelijke documenten die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op de geschiedenis van het grondgebied van de voormalige gemeente Vriezenveen, bestaande uit de kernen Aadorp, Bruinehaar, De Pollen, Vriezenveen en Westerhaar-Vriezenveensewijk en de gerelateerde betrekkingen met St. Petersburg [Rusland]. Onder schriftelijke documenten verstaan we boeken, tijdschriften in welke vorm dan ook, kranten, brieven, tekeningen, rapporten/verslagen, etc.
Het doel van de Vereniging Oud Vriezenveen is om door middel van een documentatiecentrum, de op schrift gestelde geschiedenis van de gemeente Vriezenveen te bewaren, uit te breiden, zelf geschiedenis te schrijven en de collectie voor een breed publiek ter beschikking te stellen.
De vereniging tracht dit doel te bereiken door:
Ad. a
De inrichting van het documentatiecentrum vindt plaats in de gehele ruimte in het museum, waar het archief is gevestigd. De bibliotheekkasten uit de beheerdersruimte van het museum worden verplaatst naar het documentatiecentrum. Langs de wanden worden enkele tafels geplaatst, waardoor bezoekers van het documentatiecentrum de gelegenheid geboden wordt de documentatie te kunnen lezen. Voor tijdschriften en kranten zouden 1 of 2 lectuurkasten kunnen worden aangeschaft. Qua aanschaf artikelen met betrekking tot de inrichting wordt eerst overleg gepleegd met het algemeen bestuur.
De toegang tot het documentatiecentrum is gratis. Het maken van copieën door belangstellenden uit de collectie is mogelijk, tenzij de staat waarin de documenten zich begeven zich daarvoor niet leent. Het algemeen bestuur stelt in het tarievenoverzicht elk jaar de kopieprijs vast. De beheerder van het museum verstrekt, tenzij de collecties nog niet zijn geordend en geïnventariseerd, belangstellenden de door hen gewenste informatie. Van uitlening van boeken of tijdschriften dient administratie te worden bijgehouden. Zaken uit het archief mogen het museum niet verlaten. De beheerder van het museum verstrekt eventueel gevraagde copieën en int de kopieerkosten.
Ad. b
Het documentatiecentrum bevat de reeds in eigendom zijnde documenten en wordt uitgebreid met schenkingen, aankopen of anderszins indien mogelijk. Schenkingen worden aangenomen door de beheerder van het museum, met vermelding van naam, adres en telefoonnummer van de schenker. De beheerder van het documentatiecentrum beoordeelt de geschonken documenten op hun waarde voor de geschiedenis van de gemeente Vriezenveen. Bij twijfel overlegt hij met het algemeen bestuur. Indien de documenten niet van waarde zijn voor de geschiedenis van de gemeente Vriezenveen, dan neemt hij zo spoedig mogelijk contact op met de schenker om de afhandeling (teruggave, doorverkoop, etc.) te regelen.
De beheerder van het documentatiecentrum houdt zich passief en actief bezig met het beheer van de documentatie. Passief door middel van verwerking van het aangeboden materiaal al dan niet in mappen en inventarisatie daarvan. Actief door het trachten via publicaties of contacten anderszins, documentatie geheel of gedeeltelijk betrekking hebbend op de gemeente Vriezenveen te verkrijgen ten behoeve van het documentatiecentrum.
Ad. c
Het archief van de vereniging Oud Vriezenveen wordt bewaard in zuurvrij materialen. De beheerder van het documentatiecentrum ontwerpt een ordeningsplan, naar aanleiding waarvan de groepen documenten die tot het archief behoren, worden geordend. De documenten behorende tot het archief worden zoveel als mogelijk via het systeem van zaaksgewijze ordening in mappen gehecht/gelegd. Van gevormde dossiers worden de mappen in dozen opgeborgen. De mappen worden voorzien van een etiket waarop de titel van de map wordt vermeld, in het kort weergevend de inhoud van de map. De doos waarin de mappen zijn opgeborgen worden opeenvolgend genummerd. De mappen in de doos idem, beginnen echter met het nummer van de doos. Van het archief wordt door de beheerder van het documentatiecentrum een inventaris aangelegd waaruit de beheerder van het museum informatie kan worden verstrekt aan bezoekers. De dossiers uit het archief mogen niet worden uitgeleend.
Ad. d
Boeken, die geheel of gedeeltelijk inhoudelijk betrekking hebben op de geschiedenis van de gemeente Vriezenveen, worden in boekenkasten in het documentatiecentrum geplaatst. Van de boekenverzameling wordt door de beheerder van het documentatiecentrum een inventaris opgemaakt. Van dubbele exemplaren wordt 1 exemplaar bewaard in het archief. Van de uitlening van boeken wordt door de beheerder van het museum administratie bijgehouden. In de administratie dient naam, adres en telefoonnummer van de lener te worden vermeld. De uitleentermijn wordt gesteld op 4 weken.
Ad. e
Het beheer van overige lectuur, zijnde tijdschriften, kranten, etc., wordt op dezelfde wijze beheerd als onder d. Van dubbelen wordt 1 exemplaar bewaard in het archief.
Verantwoording
De beheerder van het documentatiecentrum is verantwoording van zijn werkzaamheden verschuldigd aan het algemeen bestuur. Jaarlijks, of indien het algemeen bestuur dit regelmatiger wenst, wordt op een door het algemeen bestuur te bepalen tijdstip door de beheerder van het documentatiecentrum verslag gedaan van de werkzaamheden aan het algemeen bestuur. Overigens kan het algemeen bestuur de beheerder van het documentatiecentrum te allen tijde omtrent de werkzaamheden met betrekking tot het documentatiecentrum ter verantwoording roepen.
Het bovenstaande is slechts de eerste uitwerking van de plannen bij de inrichting en werkwijze van het documentatiecentrum.